Datenschutzinformationen für Online-Meetings

1. Datenschutzinformation

Wir möchten Dich nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang von Online-Meetings informieren.

2. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die Tools “Google Meet” und “Zoom”, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und / oder Webinare durchzuführen (nachfolgend “Online-Meetings”).

  • “Google Meet” ist ein Service der Google Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
  • “Zoom” ist ein Service der Zoom Video Communication Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

3. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von “Online-Meetings” steht, ist die Relax Commerce GmbH (nachfolgend Wundercurves).

3.1 “Zoom”

Sobald Du die Internetseite von “Zoom” aufrufst, ist der Anbieter von “Zoom” für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von “Zoom” jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von “Zoom” herunterzuladen.

Du kannst “Zoom” auch nutzen, wenn Du die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in die “Zoom”-App eingibst.

Wenn Du die “Zoom”-App nicht nutzen möchtest oder kannst, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Du ebenfalls auf der Webseite von “Zoom” findest.

3.2 “Google Meet”

Sobald Du die Internetseite von “Google Meet” aufrufst, ist der Anbieter von “Google Meet” für die Datenverarbeitung verantwortlich.

4. Welche Daten werden veröffentlicht?

Bei der Nutzung von “Google Meet” bzw. “Zoom” werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Du vor bzw. bei der Teilnahme an einem “Online-Meeting” machst. Folgende personenbezogenen Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn “Single Sign On” nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional).
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-Hardware-Informationen.
  • Bei Aufzeichnung (optional): MP4-Datei alle Video, Audio und Präsentationsaufnahmen, MP3-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meetings-Chats.
  • Text-, Audio- und Videodaten: Du hast ggf. die Möglichkeit, in einem “Online-Meeting” die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Dir gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im “Online-Meeting” anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten von MIkrofon Deines Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stumm stellen.

Um an einem “Online-Meeting” teilzunehmen bzw. den “Meeting-Raum” zu betreten, musst Du zumindest Angaben zu Deinem Namen machen.

5. Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden “Google Meet” und “Zoom”, um “Online-Meetings” durchzuführen. Wenn wir “Online-Meetings” aufzeichnen wollen, werden wir Dir das im Vorhinein transparent mitteilen und - soweit erforderlich - um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Dir zudem in “Google Meet” bzw in der “Zoom”-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ereignissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für die Zwecke der Aufzeichnung und Nachbearbeitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Du bei “Zoom” als Benutzer registriert bist, dann können Berichte über “Online-Meetings” (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei “Zoom” gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sonne des Artikel 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten von Wundercurves verarbeitet werden, ist §26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von “Google Meet” und “Zoom” personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von “Google Meet” und “Zoom” sein, so ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung von “Online-Meetings”.

Im übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von “Online-Meetings” Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO, soweit Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Auch hier besteht unserer Interesse an der effektiven Durchführung von “Online-Meetings”.

7. Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an “Online-Meetings” verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachte bitte, dass Inhalte aus “Online-Meetings” wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen, häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren, und damit für die Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von “Google Meet” bzw. von “Zoom” erhält notwendigerweise von den oben genannten Daten, soweit diese im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit “Google Meet” bzw. mit “Zoom” vorgesehen ist.

8. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

8.1 “Zoom”

“Zoom” ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von “Zoom” einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Artikel 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sogenannten EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von “Online-Meetings” nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

8.2 “Google Meet”

“Google Meet” ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter “Google Meet” einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Artikel 28 DSGVO entspricht.

9. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Du erreichst diesen wir folgt:

Wundercurves (Relax Commerce GmbH)

Datenschutzbeauftragter

SpinLab - The HHL Accelerator

Spinnereistraße 7 (Halle 14, Etage 2)

04179 Leipzig

E-Mail: datenschutz@relaxcommerce.com

10. Deine Rechte als Betroffene/r

Du hast das Recht auf Auskunft über die Dich betreffenden personenbezogenen Daten. Du kannst Dich für eine Auskunft jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir gff. Nachweise von Dir verlangen, die belegen, dass Du die Person bist, für die Du dich ausgibst.

Ferner hast Du das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder eine Einschränkung der Verarbeitung, soweit Dir das gesetzlich zusteht.

Schließlich hast Du ein Widerrufsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

10.1 Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn keine Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, Dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

12. Änderung dieser Datenschutzinformationen

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderung der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Stand: 01.06.2021